Chi lavora in proprio è portato a fare un uso promiscuo di parecchie cose (ovvero le utilizza sia per scopi aziendali che personali): l’auto, il telefono fisso, lo smartphone, il tablet, il PC… nel mio caso pure la casa diventa ufficio e viceversa. È una condizione strana, un po’ caotica, ma in fondo a noi lavoratori autonomi sta bene così.

Ci sono alcuni aspetti di questo fondere “casa e impresa” che però richiedono particolari cautele, uno di questi è l’uso dei servizi web.

Per servizi web intendo: la casella mail offerta da provider tipo Google o Yahoo, lo storage e condivisione dei nostri file offerto da altri provider tipo Dropbox o Microsoft OneDrive, i documenti di testo e i fogli di calcolo collaborativi di Google Docs e così via. Per ragioni di comodità utilizziamo spesso servizi disponibili online al posto di installare o configurare software direttamente nel nostro computer (software as a service), ma, se riflettiamo, questi servizi sono a tutti gli effetti software installato e configurato su un computer chiamato server che nella maggior parte dei casi è situato da qualche parte nella Silicon Valley e a cui noi ci colleghiamo in cambio della sottoscrizione di un contratto di termini e condizioni d’uso.

Anche nel caso in cui il servizio venga erogato “gratuitamente”, i termini che sottoscriviamo costituiscono un vero e proprio contratto economico stipulato con il provider e al quale, anziché corrispondere una somma in denaro, garantiamo il diritto di “monetizzare” i contenuti che andremo a caricare online. Facciamo un esempio pratico per facilitare la comprensione, prendiamo un estratto significativo dei termini di servizio (aggiornati al 14 Aprile 2014) proposti da Google per l’uso dei sui servizi (Gmail, Google Docs, ecc.) da parte di account non business:

Alcuni dei nostri Servizi consentono di caricare, trasmettere, memorizzare, inviare o ricevere contenuti. L’utente mantiene gli eventuali diritti di proprietà intellettuale detenuti su tali contenuti. In breve, ciò che appartiene all’utente resta di sua proprietà.

Quando l’utente carica, trasmette, memorizza, invia o riceve contenuti da o tramite i nostri Servizi, concede a Google (e ai partner con cui collaboriamo) una licenza globale per utilizzare, ospitare, memorizzare, riprodurre, modificare, creare opere derivate (come quelle derivanti da traduzioni, adattamenti o altre modifiche apportate in modo tale che i contenuti funzionino al meglio con i nostri Servizi), comunicare, pubblicare, eseguire pubblicamente, visualizzare pubblicamente e distribuire i suddetti contenuti. I diritti che concede con questa licenza riguardano lo scopo limitato di utilizzare, promuovere e migliorare i nostri Servizi e di svilupparne di nuovi. Questa licenza permane anche se l’utente smette di utilizzare i nostri Servizi.

[…]

È necessario assicurarsi di disporre dei diritti necessari per concederci questa licenza rispetto a qualsiasi contenuto inviato ai nostri Servizi.

I nostri sistemi automatizzati analizzano i contenuti dell’utente (incluse le email) al fine di offrire funzionalità dei prodotti rilevanti a livello personale, come risultati di ricerca personalizzati, pubblicità su misura e rilevamento di spam e malware. Questa analisi si verifica nel momento in cui i contenuti vengono trasmessi, ricevuti e memorizzati.

A questo punto mi devo porre alcune domande:

• Dispongo dei diritti sui file che sto maneggiando? Sono progetti o documenti di mia proprietà o sto maneggiando file di aziende mie clienti?
• Sono certo di voler concedere a Google e ai suoi partner commerciali tali diritti?
• Chi sono i partner commerciali di Google? Comprendono magari aziende in concorrenza con le aziende mie clienti?
• Quant’è legalmente ampio questo “scopo limitato di utilizzare, promuovere e migliorare i nostri Servizi e di svilupparne di nuovi”?

Dunque, quando io titolo “attenzione all’uso promiscuo dei servizi web”, intendo proprio questo: utilizzare in ambito lavorativo dei servizi cosiddetti “gratuiti”, sostanzialmente rivolti all’uso personale, senza valutare tutti gli aspetti legali che questo comporta, potrebbe essere un grave errore. Io, ad esempio, lavoro per conto di aziende terze, le quali mi affidano una parte di un loro progetto di impianto o macchinario industriale da sviluppare nel dettaglio; nel momento in cui ho iniziato a collaborare con queste aziende ho sottoscritto un accordo di segretezza, con il quale mi impegno a non divulgare le informazioni e i documenti che mi vengono affidati.

Cosa potrebbe succedermi a livello legale se io concedessi a Google e ai suoi partner la libertà di accesso e di utilizzo (secondo le condizioni sopra citate) dei progetti segreti e riservati dei miei clienti? Con tutta probabilità rischierei una meritatissima causa.

L’esempio ha riguardato Google, ma le stesse considerazioni valgono per tanti altri provider concorrenti. Il mio invito dunque è il seguente:

1. Ragionate molto bene sulla necessità di utilizzare un servizio online al posto di un software.
2. Leggete con estrema attenzione i termini di servizio e distinguete i servizi rivolti ad utenti privati da quelli rivolti alle aziende (che, essendo a pagamento, riservano condizioni nettamente più favorevoli e confortanti).

Se siete affezionati ai servizi di Google, potete considerare la sua offerta di servizi compresa nel pacchetto Apps for Work, se avete apprezzato la qualità del servizio Dropbox valutate la sua offerta Dropbox for Business, e così via. Ovviamente anche in questi casi dovete assolutamente leggere con attenzione ogni passaggio del contratto che vi viene proposto e magari considerare anche la reputazione del provider come un importante elemento di valutazione. Senza necessità di andare a cercarli nella Silicon Valley, anche sul territorio nazionale possiamo trovare un’ampia disponibilità di fornitori di servizi, aziende che pagano qui le tasse e che sono soggette alla nostra legislazione anziché a quella statunitense.

Lavorando all’interno di uno studio associato, quindi con la possibilità di strutturarsi ad un livello un po’ più complesso, possiamo eventualmente decidere di diventare noi stessi il provider dei servizi di cui abbiamo bisogno (ovviamente con un piccolo investimento economico da valutare con attenzione). Una tecnologia gratuita ed Open Source che potremmo utilizzare è quella offerta da ownCloud, con la quale possiamo disporre e amministrare la condivisione ordinata dei file (controllo dei permessi e degli accessi, gestione delle revisioni, ecc.) per il nostro team di lavoro, o condividere il calendario delle attività in comune, o lavorare in maniera simultanea e collaborativa a un documento di testo, e molto altro ancora. Anche per le mail è possibile realizzare un proprio server di posta sfruttando la disponibilità di tante tecnologie gratuite ed Open Source, beneficiando quindi di un importante risparmio senza rinunciare a qualità e sicurezza.

In un caso o nell’altro, ricordiamoci che un minimo di competenze digitali possono salvarci da tremendi disastri 😉

 

L’immagine in evidenza è tratta dallo spot commerciale Microsoft Office 365, i diritti sono riservati.